Eczaneler İçin İTS Süreci

2.2.2008 tarihinde yürürlüğe giren Beşeri Tıbbi Ürünler Ambalaj ve Etiketleme Yönetmeliği değişikliğine ve yayımlanmış olan ilgili kılavuzlara göre, Eczanelerin İlaç Takip Sistemi'ne uyumu için şu iki gereklilik bulunmaktadır:

1. Karekod okuyabilen Karekod Barkod okuyucu(lar) edinmek,
2. Halen var olan eczane yazılımlarının karekod uyumunu sağlamak. İlaçları İTS sistemine bildirmek için Eczane yazılımları kullanılması gerekli görülmektedir. Bu bakımdan, eczanenin yazılımı yoksa bir yazılım edinmesi tavsiye edilir.
Eczanelere karekodlu ürünler ulaşmaya başlamıştır. Karekodlu ürünlerin yukarıdaki değişiklikler yapıldığı halde satılabileceğini, aksi halde sıkıntı yaşanabilecektir. Bu sebeple; Eczanenin en kısa sürede bir yazılım edinmesi yada yazılım güncellemesi yapması tavsiye edilir.
Eczaneler eczane yazılımları ile; SGK ekranından reçete bilgilerini alabilecek, bunların karekodları ile İTS Web servislerine "Alım Onay bildirimi" ve "Satış bildirimi" yapabilecek, SGK'nın web servisine "Reçete Onay Bildirimi" yapabilecek, yine İTS'ye iade, iptal, deaktivasyon(imha) bildirimleri yapabileceklerdir. Eczanelerin eczane yazılımı satın alırken yada değişikliğini yaparken "İlaç Takip Sistemi'ne tam uyumun sağlanması taahhüdünü almaları önerilmektedir.
Karekodlu ürünlerde kupür bulunmayacak ve karekodlu ambalajların kesilmeyecek, geri ödeme kurumları bu ürünler için kupür talep etmeyeceklerdir.

Eczane süreçlerinin aşağıdaki gibi olacaktır:

1. Alım esnasında hangi ürünlerin hangi ecza deposundan alındığını bilmek gerekmektedir. Ecza deposu sattığı ürünleri İTS sistemine bildirmişse bunu eczacıya bildirmelidir. Eğer ecze deposu İTS'ye bildirim yapmamışsa, eczacı bu ürünleri "alım onayı bildirimi" için kabul ederken tek tek okutup kendi sistemine kaydetmelidir. Bu ürünlerin hangi ecza deposundan alındığını sistemine kaydetmesi ve hatta teslimat esnasında depo görevlisinin imzası talep edilmelidir.
2. Satış yapılırken SGK ekranında reçete girildikten sonra provizyon alınmışsa reçete eczane yazılımına transfer edilir. Eczane yazılımdaki reçete ekranında ürünler tek tek okutularak yazılıma kaydedilir. Eczane yazılımı aracılığı ile İTS'ye bu satış bir "Satış Bildirimi" olarak bildirilir. Gelen cevap bir onaydır. Bu onay alındıktan sonra eczane yazılımından SGK web servisine bağlanarak " Reçete Satış Onayı" yapılır. Reçete satış onayı satıştan hemen sonra yapılmak zorunda değildir, bu süre SGK yada geri ödeme kurumu tarafından belirlenecektir. Reçete satış onayı yapıldığı zaman SGK sistemi satılan ürünleri İTS sisteminden kontrol edecek ve bilgileri SGK sistemine gönderecektir. SGK, İTS sistemindeki satış bildiriminde yer alan ürünleri ödeme kapsamına alacaktır.

Sistemin işleyişi özetle şu şekildedir:

1. Eczane reçeteyi SGK ekranından (Yada geri ödeme kurumu ekranından, yazılımından) girerek ürünleri satabileceğini ilgili kurumdan kontrol eder. (Provizyon)
2. SGK eczanenin talebi uygunsa bir "Reçete Kontrol Numarası" döndürür.
3. Bunun üzerine, bu bilgiler SGK yazılımının loglarından eczane yazılımı tarafından indirilir.
4. Eczacı, hastaya vereceği ürünleri tek tek kendi eczane yazılımına okutur, kaydeder.
5. Eczacı, eczane yazılımından İTS'ne bu ürünleri bir "satış" olarak bildirir.
6. İTS bildirilen ürünler doğru ise eczaneye bir "satış onayı" döndürür.
7. Ürünler onaylanmışsa, Eczane yazılımından SGK'ya "reçete satış onayı" ile kesinleştirir.
8. Kesinleştirmeyi takiben SGK, İTS'den eczanenin sattığı ürünleri kontrol eder.
9. İTS, o reçete için bildirilen ürünlerin bilgilerini SGK'ya döndürür.
10. SGK İTS'den gelen bilgilere göre reçeteyi ödemeye alır.
Geçiş sürecinde hem karekodlu hem de kupürlü ürünler bulunacağı için, eczacılar kupürlü ürünlerin kupürlerini reçete arkasına yapıştıracak, karekodlu ürünleri ise sisteme bildirecektir.
3. Diğer süreçler; sarf, imha, alım iade, satış iptali şeklindedir. Bunlara göre, eczane yazılımlarında değişim yapılacaktır. Eczacı; yazılımında, yaptığı her işlemi bir kayıt olarak tutacak, buna göre envanteri de oluşmuş olacaktır.
İlaç Takip Sistemi'ne yazılımların erişmesini sağlamak üzere her eczacıya bir kullanıcı adı ve bir GLN numarası tahsis edilecektir.