E-Posta Sunucusu Özellikleri

FAKS ALMA

Tüm gelen fakslar bilgisayarınıza gelecektir.

GELEN FAKSIN İLİŞKİLENDİRİLMESİ VE NOTLAR

Gelen fakslar firma ve/veya kişi ile ilişkilendirilebilir. Gelen faks üzerinde notlar alanına yazı ile açıklama yazılabilir.

GELEN FAKSIN İÇERİDE DAĞITIMI

Gelen faks şirket içerisinde kurallar tanımlanarak otomatik dağıtılabilir. Dağıtılan fakslar ilgili e-posta adreslerine gönderilir.
Örnek : Gelen tüm fakslar sekreter ve yönetici asistana gitsin. Yurtdışından gelen fakslar bana gelsin.

FAKS GÖNDERME ( TOPLU VEYA TEK TEK )

Bilgisayarınız üzerinde bulunan herhangi bir programdan Orkestra Faks sunucusuna faks gönderebilirsiniz. Bu sayede yurtdışında bile olsanız firmanız üzerinden faks göderebilirsiniz.

Tek bir dokunuşla yüzlerce faks gönderebilirsiniz. Faks gönderme işi Orkestra Faks sunucusu tarafından yapılmaktadır. Sizin gönderimleri beklemenize gerek yoktur. İş sonunda veya iş devam ederken durum raporlarını görüntüleyebilirsiniz .

YEDEKLENEN E-POSTA ÜZERİNDEN ARAMA YAPMA VE GERİ YÜKLEME

E-posta sistemine gelen ve giden tüm mesajlar yedeklenir. Bu yedekler içerisinden arama yapılabilir veya istenilen e-posta mesajları tekrar gönderilebilir. Bu geri yükleme özelliği sayesinde bilgisayarınız formatlansa dahi e-posta mesajlarınız kaybolmaz.

FAKS GÖNDERME YETKİLERİ

Kullanıcıların faks gönderme için yetkileri vardır.  ( Şehiriçi faks gönderebilir, Şehirler arası gönderebilir, milletler arası faks gönderebilir )

Gönderi Yönetimi Özellikleri

Firma Tanımları

Sınırsız adette firma tanımı yapılabilir. Her bir firmaya ait çeşitrli adresler tanımlanabilir. Firmalar ilgili kişiler ile ilişkilendirilebilir. Firma kayıtlarına sınırsız işlem ve sektör kategorisi ataması yapılabilir.

İlgili Kişiler

Kişi tanımları bu ekrandan yapılabilir

Bölge Tanımları

Toplam iki başlık altında  (Coğrafi bölge ve işlem bölgesi ) sınırsız adette bölge tanımı yapılabilir. Yapılan bölge tanımları herhangi bir rapor veya listeleme ekranında filtrelenebilir.

İl, İlçe, Köy, Mahalle Tanımları

Orkestra Gönderi Yönetimi içerisinde tüm Türkiye ye ait güncel İl, ilçe, köy ve mahhale bilgisi hiyerarşik olarak gelmektedir. Bunun yanında istediğiniz kadar bilgi ekleyebilirsiniz. Tüm sistemde yer alan adresler buradaki bilgilerden faydalanmaktadır.

Dağıtım Listeleri

İletişim bilgisine dönebilen tüm nesnelerden dağıtım listesi oluşturabilirsiniz. Bu sayede yazılı gönderilerinizi veya e-posta mesajınızı sadece 1-2 tıklama ile gönderebilirsiniz.

Dağıtım listesi oluştururken adres, e-posta , faks, cep tel. vb. önceliklerinizi yapabilirsiniz.

Gönderiler ( E-Posta , SMS, Basılı Gönderi- Mektup, Etiket )

İsterseniz alıcıları tek tek seçerek veya dağıtım listelerinden ekleyerek gönderiler oluşturabilirsiniz. Her gönderi tipine göre sistem editörleri kullanıcıya yardımcı olmaktadır.

Dosyalama Sunucusu Özellikleri

Sistemin çalışması virüs bulaşmasından etkilenmez.

Virüslü bir dosyanın sisteme eklenmesi sisteme zarar veremez. Virüslü dosya Orkestra Yazılım platformu içerisinde kendisini herhangi bir alana kopyalayamaz. İşletim sistemi tarafından direk olarak görüntülenemediği için ağ üzerinde bulunan diğer çalışanlar virüsten etkilenmez.
Dosyalama sistemi merkezi bir yerde toplandığı için virüs kotrolleri tek bir bilgisayar üzerinde çalışabilir.

Gelişmiş Kullanıcı Yetkileri

Dosyalama Suncusu üzerinde bulunan herhangi bir klasör veya dosya üzerinde bir çok yetki tanımlanabilir. İşletim sistemleri ile olan dosya paylaşımlarda sadece iki yetki bulunmaktadır. (Okuma ve Yazma) Dosyalama sistemi boyunca herhangi bir klasöre veya dosyaya yetki verilebilir. (İşletim sistemleri paylaşımında sadece kök klasöre yetki verilebilir. )  Ayrıca herhangi bir dosyaya veya klasöre tıklayarak hangi kullaıcıların hangi yetkilerinin olduğu görüntülenebilir.

Herhangi bir dosya veya klasör üzerinde yapılan işlemlerin kaydı tutulur

Tüm dosyalama sistemi bünyesinde bulunan dosyalar üzerinde yapılan işlemlerin kayıtları tutulmaktadır. Bu sayede "Bu dökümanı kimler okudu?" gibi soruların cevaplarını bulabileceğimiz gibi bir kişinin düzenlediği belgeleri veya erişim yaptığı belgeleri de listeleyebiliriz.

Dosya Geri Çevirim Kutusu

Orkestra Dosyalama Sistemi bünyesinde bulunan bir kök klasör için Geri Dönüşüm Kutusu tanımlayabilirsiniz. Bu sayede silme yetkisi olan bir kullanıcı dosyayı silse bile dosya, geri dönüşüm kutusuda saklanır. Özellikle kritik bilgi sakladığınız tüm kök klasörlerde tavsiye edilen bir yöntemdir.

Dosya Transfer Kayıpları yoktur

Dosya kayıtları sırasında oluşabilecek elektrik kesintisi veya programın kilitlenmesi durumunda dosya bozulmaz. Tüm veri transfer operasyonları çift taraflı kontrol edilerek yapılmaktadır.

Sürüm Takip Sistemi ile artık dosyalarınızın tüm geçmiş bilgisini saklayabilirsiniz.

Kalite belgeleri başta olmak üzere bazı belgelerin hangi değişikliklere uğradığını ve geçmişte nasıl olduğunu bilmek isteyebilirsiniz. Sürüm Takip sistemi ile dosyada yapılan her türlü değişikliği izlemek mümkündür. Ayrıca herhangi bir kullanıcının  dosyayı uygun olmayan biçimde değiştirmesi durumunda istediğiniz tarihi seçerek dosya bilgilerini geri kazanabilirsiniz.

Dosya ve klasörler üzerinde bilgi alanları ve ilişkiler tanımlanabilir

Orkestra dosyalama sisteminde herhagi bir dosya veya klasör üzerinde önceden tanımlı bilgi alanları yardımı ile bilgi girişi yapılabilir. Ayrıca sizin belirleyeceğiniz sınırsız sayıdaki dosya kategorisi ve sektör kategorisi herhangi bir dosya veya klasör ile ilişkilendirilebilir. Bunları yanında dosya veya klasörler, firmalar veya kişiler ile ilişkilendirilebilir. Tüm ilişkilendirme operasyonları sınırsızdır. Bir başka deyişle bir dosya için yüzlerce ilişki tanımlanabilir.

Gelişmiş Dosya ve Klasör Arama

Dosyalama sistemi bünyesinde tüm kök klasörler üzerinden hızlı ve kolay bir biçimde arama yapabilirsiniz. Tüm dosyalar ve ilişkileri veritabanı üzerinde tanımlandığı için arama işlemi normal işletim sistemi arama işlemine göre yüzlerce kat daha hızlıdır.

Bunu yanında arama ekranında sadece dosya adından değil dosyanın bir çok özelliğinden yararlanılarak yapılabilir.
Örnek:   A... Firmasına verilen 01/01/2008 - 01/01/2009 tarihleri arasındaki tekliflerden satışa dönenleri listele.

 Uzaktan Erişim

Yetki verilmesi durumuda kullanıcılar sisteme uzaktan erişim sağlayabilirler. Ayrıca birbirinden uzakta bulunan ofis ve işyerleri için ortak dosyalama sistemi kullanılabilmektedir.

Erişim Kuralları

Herhangi bir klasör (veya programın tamamı) erişim kuralları ile sınırlandırılabilir.
Örnek: Standart çalışan yetkisine sahip kişiler teknik servis belgelerine sadece şirket içerisinden çalışma saatleri içerisinde ulaşabilir.

Kolay Yönetim

Tüm Orkestra entrumanları merkezi yetkilendirme ile çalışırlar. Daha önceden yetki tanımları ve grupları oluşturulmuş bir sistemde yeni bir çalışanın sisteme kaydı 30 saniye içerisinde yapılabilmektedir. ( E-posta açılması, dosyalama sistemi ve diğer yetkilerin atanması )

Döküman Tarama Özellikleri

Döküman tarama özelliği ile herhagi bir TWAIN veya WIA destekli tarayıcıdan belgelerinizi Orkestra Dosyalama Sistemine otomatik olarak aktarabilir ve gerekli ililşkilendirmeleri yapabilirsiniz. Tarayıcından alınan dosyaları çeşitli resim formatları ( BMP, TIFF, JPG , PNG vs. ) veya PDF formatında kayıt edebilirsiniz.

** Döküman tarama özelliği opsiyonel bir özelliktir.

Sürükle Bırak ile dosya yükleme

İşletim sistemi üzerinde bulunan dosyalarınızı sürükle bırak yöntemi ile Orkestra Dosyalama Sistemine aktarabilirsiniz.

Kullanıcı Kısayolları

Kullanıcı tanımlı dosya veya klasör kısayolları ile hızlı ulaşım sağlanabilir.

Şablon Dosyalar

Firmaların sıkça değişen ve ortak kullandığı dosyalar için şablon dosya tanımı oluşturulabilir. Bu sayede dosya isteği olduğu her zaman dosyanı son versiyonu çağrılabilir.

İlişkilendirilmiş Dosyalar

Bir dosya bir deya daha fazla dosya ile ilişkilendirilebilir. Dosya ilişkilendirme sayesinde hem ulaşım kolaylığı sağlanır hem de ilişkili dosyaların veri bütünlüğü korunur.

Birlikte açılacak dosyalar

Bir dosya başka bir dosya veya dosyaları kullanıyorsa ( Bazı excel dökümaları , web sayfaları XML dökümanları, autocad çizimler vb. ) birlikte açılacak dosya alanında gerekli tanımlar yapılarak kullanım kolaylığı sağlanabilir.